Les formalités obligatoires ne s’arrêtent pas à l’immatriculation lors de la création d’une entreprise, mais elles s’étendent au cours de sa vie. La société ou l’entreprise doit être mise en conformité continue avec ses obligations légales parmi lesquelles l’obligation de tenir et conserver un certain nombre de registres. Voici les essentiels à connaitre sur les registres obligatoires en entreprise.
Les intérêts des registres obligatoires en entreprise
La tenue des registres obligatoires au sein d’une entreprise est un formalisme prévu par le Code du Travail. Ces registres révèlent l’historique de la société, mais le principal enjeu de sa tenue est financier. De ce fait ils sont indispensables à l’entreprise pour sa valorisation, garantissent sa volonté de transparence et permettent de justifier la conformité de l’entreprise avec ses obligations légales. Les registres obligatoires concernent un certain nombre de suivis liés aux effectifs, aux conditions de travail, aux mesures de sécurité ou encore aux risques de l’entreprise et doivent être mis à jour par l’entreprise. En effet, si la société ne dispose pas de registre d'évaluation des risques professionnels ou de registre unique du personnel par exemple, ou ne tient pas à jour ses registres, elle s’expose à des sanctions.
Quels sont les registres obligatoires en entreprise ?
Concernant les principaux registres obligatoires en entreprise, ceux relatifs au personnel doivent être tenus et mis à jour dès l'embauche d'un employé. C'est le registre unique du personnel qui répertorie les stagiaires et travailleurs de l'entreprise et le registre de repos hebdomadaires. Le registre des délégués du personnel est obligatoire dans les entreprises employant plus de 11 salariés. Il y a aussi les registres juridiques obligatoires que l'entreprise doit tenir dès sa création, à savoir le registre des assemblées générales, le registre des mouvements de titres et le registre des bénéficiaires effectifs. Les registres relatifs à la sécurité de la société doivent également être tenus au moment de sa constitution pour éviter un quelconque accident du travail ou un danger grave. Il s'agit du registre des contrôles de sécurité, du registre des accidents du travail et du registre d'évaluation des risques (document unique).
Les registres spécifiques à certains secteurs d’activité
En principe, les documents et registres obligatoires en entreprise sont variables en fonction de la forme sociale et l’objet social de l’entreprise. Cependant, certains secteurs d’activité doivent disposer de registres qui leur sont propres. C’est notamment le cas des entreprises du secteur du Bâtiment et Travaux publics qui doivent tenir un registre des chantiers et des observations, un registre-journal de la coordination, un document d’intervention ultérieure sur l’ouvrage et de maintenance des lieux de travail. Elles doivent également se soumettre à des obligations découlant du respect des règles relatives à l’hygiène et à la sécurité. Les entreprises spécialisées dans les restaurations et hôtellerie et les entreprises de transports routiers sont aussi concernées par des registres spécifiques à leur domaine d’activité.